Agenda Digitale

Polo di conservazione regionale

Logo progetto DigiPCon Delibera di Giunta n. 167 del 01/02/2010 la Regione Marche ha deliberato la costituzione del Polo regionale di conservazione digitale denominato Marche DigiP, inteso come struttura che fornisce una soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica ed archivistica per la gestione e conservazione di archivi digitali dell'Amministrazione regionale e degli enti locali del proprio territorio. Il sistema di conservazione Marche DigiP, è progettato per gestire gli archivi digitali delle citate amministrazioni nonché, in prospettiva, gli archivi digitali di soggetti privati e di altri soggetti pubblici come le aziende sanitarie.

Il Polo Marche DigiP si avvale inoltre di un Comitato Scientifico formato da soggetti altamente qualificati che ha lo scopo di indirizzare e supervisionare le attività del Polo, in particolare:

  • definisce gli indicatori e gli strumenti per assicurare la qualità dei servizi erogati;
  • approva la documentazione elaborata dall'Unità di Progettazione, il piano di audit e monitoraggio;
  • assicura il monitoraggio dell'evoluzione tecnologica, normativa e degli standard, fornendo all'Unità di Porgettazione il know how per l'aggiornamento del modello conservativo e tecnologico.

Logo POR-FESRPer il progetto del Polo regionale di conservazione, nell’ambito del POR FESR della Regione Marche 2007/2013 (Intervento 2.1.2.11.02), sono stati stanziati € 2.100.000,00. Per consolidare quanto realizzato e al fine di supportare l'integrazione dei sistemi della PA locale per l'adesione al servizio di conservazione digitale, la Regione Marche ha adottato, in attuazione all'Asse 2 "Migliorare l'accesso alle tecnologie dell'informazione" del POR MARCHE FESR 2014-2020, un Bando per la concessione di contributi in favore di Comuni della Regione Marche, approvato con DDPF n. 68 del 12/09/2016.

Con Delibera di Giunta n. 193 del 24/02/2020 la Regione Marche ha approvato il nuovo schema di convenzione tra Regione Marche - Polo Marche DigiP e gli enti strumentali, locali e del comparto sanitario regionale per i servizi di conservazione dei documenti informatici. Con tale delibera si prevede la compartecipazione degli enti alla copertura dei costi a titolo di rimborso spese per la gestione operativa, i servizi di presidio ed assistenza agli enti produttori e i servizi di manutenzione correttiva, migliorativa ed adeguativa del software. Pertanto gli Enti produttori che intendono affidare la conservazione dei propri documenti informatici alla Regione Marche, rimborseranno l'importo stabilito all'art. 7 della convenzione calcolato sulla base dei costi di cui all'allegato A.2 alla D.G.R. n. 193 del 24/02/2020.

Il versamento deve essere effettuato su:

Banca d'Italia Sezione di Tesoreria provinciale di Ancona

IBAN: IT 82 D 01000 03245 330300031118

causale: "Pagamento relativo al Polo di conservazione DigiP per l'anno xxxx"

 

STATO DELLE ADESIONI

Si allega l'elenco degli enti aderenti che hanno sottoscritto la convenzione (o in fase di sottoscrizione) e che sono stati avviati al servizio di conservazione degli archivi digitali.

Scarica elenco (aggiornato al 31/10/2024)

 

News dal polo di conservazione

 

 


Assistenza telefonica e online


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La procedura per avviare l'attività di conservazione è la seguente:

 

  1. Iscriversi alla Community Marche DigiP compilando il Modulo referente nel quale devono essere indicati: il soggetto che dovrà rapportarsi con il Polo di conservazione Marche Digip; il nominativo del Responsabile d ella conservazione dell'ente ai sensi del D.P.C.M. 03 Dicembre 2013; la soluzione software utilizzata per il protocollo. Il Modulo così compilato deve essere inviato a polo.marchedigip@regione.marche.it È sempre possibile aderire alla Community Marche DigiP, che intende essere un punto di riferimento e di incontro per coloro che seguono queste tematiche nei vari enti, costituendo uno strumento di contatto e di veicolazione delle informazioni tra il Polo Marche DigiP e gli enti interessati. L'iscrizione alla Community non è vincolante ma è richiesta in caso di adesione al DigiP.

  2. Approvare lo Schema di convenzione ratificato dalla Giunta della Regione Marche con D.G.R. n. 193 del 24/02/2020, che prevede la compartecipazione degli Enti alla copertura dei costi a titolo di rimborso spese per la gestione operativa, i servizi di presidio ed assistenza agli Enti produttori e i servizi di manutenzione correttiva, migliorativa ed adeguativa del software. Lo Schema di Convenzione deve essere approvato con atto formale dell'ente e, copia dell'atto, inviato al seguente indirizzo email: polo.marchedigip@regione.marche.it

  3. Predisporre, con il supporto di Marche DigiP, il Disciplinare tecnico e la Scheda tecnica di connettività, dove sono definiti gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione. In particolare vengono individuati i referenti, le tipologie di documenti, i metadati, i formati e i sistemi da interfacciare con Marche DigiP per la trasmissione dei documenti.

  4. Marche DigiP predispone il testo definitivo della Convenzione e del Disciplinare Tecnico e prende contatti con l’amministrazione per la sottoscrizione con firma digitale.

  5. Marche DigiP procede a sua volta alla firma della Convenzione* e del Disciplinare Tecnico, alla sua repertoriazione e alla trasmissione all’amministrazione

  6. Con la sottoscrizione della Convenzione e del Disciplinare Tecnico, possono avviarsi le procedure tecniche preliminari (fase di test) per l’avvio dei servizi di conservazione.

  7. Nella fase di test vengono effettuati versamenti di prova, con il duplice scopo di testare l’interconnessione tra i sistemi e di verificare documenti e metadati versati in conservazione. I test di pre-produzione ed avvio dovranno essere concordati dal referente del singolo ente (referente individuato mediante adesione alla Community) e Marche DigiP, inviando una comunicazione mail a polo.marchedigip@regione.marche.it, e con il supporto dei soggetti che gestiscono i sistemi informativi versanti.

  8. La consultazione dei documenti versati avviene a seguito dell'accesso a DigiP tramite il framework di autenticazione Cohesion e il processo di autenticazione forte. A tal fine è indispensabile indicare nel Modulo di consultazione i nominativi dei soggetti autorizzati alla consultazione, il loro codice fiscale, il ruolo e l'email. Il modulo deve essere inviato tramite PEC al seguente indirizzo: regione.marche.informatica@emarche.it

  9. Con l’esito positivo dei test i servizi di conservazione possono essere avviati. La data di effettivo avvio viene concordata tra Marche DigiP e l’amministrazione.

(*) La firma della Convenzione avverrà solo a seguito di verifica che, a livello tecnico, i sistemi documentali dell'amministrazione siano interfacciati mediante appositi web service con il sistema di conservazione Marche DigiP, sulla base delle Specifiche tecniche dei servizi di versamento (vedi elenco dei sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente accreditati per il versamento)

Nel caso in cui i fornitori dei sistemi di gestione documentale ritengano necessari opportuni interventi di integrazione e interfacciamento, questa attività rimane in capo all’ente ma rispetto alla quale Marche DigiP può offrire tutto il supporto necessario.

 

Il Comitato Regionale Utilizzatori (CRU) è un comitato inter-ente formato dalla Regione Marche e da altri enti del territorio rappresentativi delle diverse tipologie di soggetti che interagiscono con il Polo Marche DigiP. Il comitato è stato costituito con Delibera di Giunta Regionale n. 167 del 01/02/2010 (allegato 2). Il CRU collabora alla valutazione dei livelli qualitativi dei servizi offerti (customer satisfaction), all’identificazione delle esigenze degli utilizzatori e alla formulazione di eventuali richieste di servizio e/o proposte di miglioramento. Il comitato ha avviato i propri lavori il 20 marzo 2013.

Fanno parte del CRU i seguenti enti: 

  • Comune di Pesaro
  • Provincia di Ancona
  • ASP Ambito 9 (Azienda di servizi alla persona)
  • Comune di San Benedetto del Tronto
  • Comune di Ascoli Piceno
  • Provincia di Macerata
  • INRCA
  • Azienda Ospedaliero Universitaria delle Marche
  • Unione Montana dell'Esino – Frasassi
  • Unione Montana del Tronto e Valfluvione
  • Unione Montana Monti Azzurri

 

Si pubblica di seguito la documentazione rilevante relativa al Polo Marche DigiP. Ulteriore documentazione tecnica e di processo è pubblicata nell'apposito Sistema di Gestione Documentale ad accesso riservato all'indirizzo https://progetti.regione.marche.it
Nome File Dimensione Formato Download
Politica della sicurezza delle informazioni 700 KB .pdf Download
Manuale di conservazione 1,51 MB .pdf Download
Specifiche tecniche del servizio di versamento 1,75 MB .pdf Download
Specifiche tecniche di adeguamento alle Linee guida 1,40 MB .pdf Download
Specifiche cloud servizio DigiP 406 KB .pdf Download
Schema di convenzione 88 KB .docx Download
Schema atto di designazione responsabile esterno trattamento dati 92 KB .docx Download
Disciplinare tecnico 440 KB .docx Download
Scheda tecnica di connettività 88 KB .docx Download
Scheda tecnica versamento pacchetti di distribuzione 86,1 KB .docx Download
Schema rimborso 295 KB .pdf Download
Modulo referente 34 KB .docx Download
Modulo di consultazione 80 KB .docx Download
Manuale di utilizzo DigiP 2,32 MB .pdf Download
Manuale utente 1,32 MB .pdf Download
Linee guida sul documento informatico   .html  Download
Studio fattibilità conservazione documenti Suap 405 KB .pdf Download
Slide corso formazione 4,95 MB .zip Download

I sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente predisposti per il versamento al sistema di conservazione Marche DigiP sono:

Paleo da v. 4.7.2 - Regione Marche
Paleo4 Logo
Iride - Maggioli Informatica
IRIDE logo
It@lProt - italsoft
It@lProt logo
SmartPaper - ADS automated data system S.p.A.
Smart Paper logo
CITYWARE by PAL
CityWare by PAL logo
@Retain - Antica Bottega Digitale
@Retain logo

Gli enti che adottano queste soluzioni software possono avviare in tempi brevi le attività di conservazione.

Gli enti che vogliono verificare le modalità di integrazione dei loro sistemi con il sistema di conservazione, possono contattarci al seguente indirizzo e-mail polo.marchedigip@regione.marche.it

Certificazioni ISO - Iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione

In linea con quanto indicato dal Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, Regione Marche – Polo Marche DigiP possiede i requisiti di qualità e sicurezza ai fini dello svolgimento del servizio di conservazione dei documenti informatici, conseguiti attraverso l’ottenimento di una serie di certificazioni ISO.

Il possesso dei predetti requisiti è condizione per l’iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione (art. 3 del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici), avvenuta in data 22/01/2024 (clicca sul link Elenco conservatori iscritti).

 Documento  Dimensione
 Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione  919 KB

 

Certificazione ISO/IEC 20000-1:2018

Regione Marche ha conseguito la certificazione ISO/IEC 20000-1:2018 con l’obiettivo di migliorare l’erogazione/fruizione dei servizi IT, aumentandone la qualità e riducendone i costi. Il servizio di conservazione DigiP, erogato in modalità SaaS (Software as a Service), rientra nel perimetro di erogazione della ISO/IEC 20000-1:2018 di Regione Marche.

 

Certificazione ISO/IEC 27001:2013

Regione Marche – Polo Marche DigiP ha implementato un Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni (SGSI) secondo la norma ISO/IEC 27001:2013, anche con riferimento all’ambito di erogazione del servizio di conservazione in cloud.

Un SGSI permette di individuare le misure tecnologiche e organizzative che consentono di proteggere il patrimonio informativo. La certificazione ha consentito di sviluppare policy aziendali e procedure per la prevenzione e risoluzione del rischio e, di conseguenza, di applicare il controllo della sicurezza richiesto dalle normative.

 Documento  Dimensione
 Politica della sicurezza delle informazioni  700 KB

 

Certificazioni ISO/IEC 27017:2015 e ISO/IEC 27018:2019

Successivamente Regione Marche – Polo Marche DigiP, ha esteso la certifcazione del proprio Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni (SGSI), alle seguenti certificazioni: ISO/IEC 27017:2015 e ISO/IEC 27018:2019.

Lo standard ISO/IEC 27017:2015 definisce i controlli avanzati sia per i fornitori di servizi cloud che per i clienti degli stessi servizi. La norma chiarisce ruoli e responsabilità dei diversi attori con l’obiettivo di garantire che i dati conservati in cloud siano sicuri e protetti come se fossero in un sistema di gestione delle informazioni certificato.

Lo standard ISO/IEC 27018:2019 è un codice di condotta per la sicurezza delle informazioni per i fornitori di servizi cloud che elaborano le informazioni di identificazione personale per i propri clienti. L’obiettivo è di garantire e dimostrare che i dati degli utenti sono sicuri e non vengono utilizzati per scopi diversi da quelli per i quali è stato rilasciato il consenso.

Gli enti convenzionati al servizio di conservazione potranno trovare tutte le informazioni organizzative e di contatto nel documento riportato in tabella. 

 Documento  Dimensione
 Specifiche cloud servizio DigiP  406 KB