Agenda Digitale

La procedura per avviare l'attività di conservazione è la seguente:

1. Iscriversi alla Community Marche DigiP compilando il Modulo referente nel quale devono essere indicati: il soggetto che dovrà rapportarsi con il Polo di conservazione Marche Digip; il nominativo del Responsabile d ella conservazione dell'ente ai sensi del D.P.C.M. 03 Dicembre 2013; la soluzione software utilizzata per il protocollo. Il Modulo così compilato deve essere inviato a polo.marchedigip@regione.marche.it È sempre possibile aderire alla Community Marche DigiP, che intende essere un punto di riferimento e di incontro per coloro che seguono queste tematiche nei vari enti, costituendo uno strumento di contatto e di veicolazione delle informazioni tra il Polo Marche DigiP e gli enti interessati. L'iscrizione alla Community non è vincolante ma è richiesta in caso di adesione al DigiP.

2. Approvare lo Schema di convenzione ratificato dalla Giunta della Regione Marche con D.G.R. n. 193 del 24/02/2020, che prevede la compartecipazione degli Enti alla copertura dei costi a titolo di rimborso spese per la gestione operativa, i servizi di presidio ed assistenza agli Enti produttori e i servizi di manutenzione correttiva, migliorativa ed adeguativa del software. Lo Schema di Convenzione deve essere approvato con atto formale dell'ente e, copia dell'atto, inviato al seguente indirizzo email: polo.marchedigip@regione.marche.it

3. Predisporre, con il supporto di Marche DigiP, il Disciplinare tecnico e la Scheda tecnica di connettività, dove sono definiti gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione. In particolare vengono individuati i referenti, le tipologie di documenti, i metadati, i formati e i sistemi da interfacciare con Marche DigiP per la trasmissione dei documenti.

4. Marche DigiP predispone il testo definitivo della Convenzione e del Disciplinare Tecnico e prende contatti con l’amministrazione per la sottoscrizione con firma digitale.

5. Marche DigiP procede a sua volta alla firma della Convenzione* e del Disciplinare Tecnico, alla sua repertoriazione e alla trasmissione all’amministrazione

6. Con la sottoscrizione della Convenzione e del Disciplinare Tecnico, possono avviarsi le procedure tecniche preliminari (fase di test) per l’avvio dei servizi di conservazione.

7. Nella fase di test vengono effettuati versamenti di prova, con il duplice scopo di testare l’interconnessione tra i sistemi e di verificare documenti e metadati versati in conservazione. I test di pre-produzione ed avvio dovranno essere concordati dal referente del singolo ente (referente individuato mediante adesione alla Community) e Marche DigiP, inviando una comunicazione mail a polo.marchedigip@regione.marche.it, e con il supporto dei soggetti che gestiscono i sistemi informativi versanti.

8. La consultazione dei documenti versati avviene a seguito dell'accesso a DigiP tramite il framework di autenticazione Cohesion e il processo di autenticazione forte. A tal fine è indispensabile indicare nel Modulo di consultazione i nominativi dei soggetti autorizzati alla consultazione, il loro codice fiscale, il ruolo e l'email. Il modulo deve essere inviato tramite PEC al seguente indirizzo: regione.marche.informatica@emarche.it

9. Con l’esito positivo dei test i servizi di conservazione possono essere avviati. La data di effettivo avvio viene concordata tra Marche DigiP e l’amministrazione.

(*) La firma della Convenzione avverrà solo a seguito di verifica che, a livello tecnico, i sistemi documentali dell'amministrazione siano interfacciati mediante appositi web service con il sistema di conservazione Marche DigiP, sulla base delle Specifiche tecniche dei servizi di versamento (vedi elenco dei sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente accreditati per il versamento)

Nel caso in cui i fornitori dei sistemi di gestione documentale ritengano necessari opportuni interventi di integrazione e interfacciamento, questa attività rimane in capo all’ente ma rispetto alla quale Marche DigiP può offrire tutto il supporto necessario.

Il Comitato Regionale Utilizzatori (CRU) è un comitato inter-ente formato dalla Regione Marche e da altri enti del territorio rappresentativi delle diverse tipologie di soggetti che interagiscono con il Polo Marche DigiP. Il comitato è stato costituito con Delibera di Giunta Regionale n. 167 del 01/02/2010 (allegato 2). Il CRU collabora alla valutazione dei livelli qualitativi dei servizi offerti (customer satisfaction), all’identificazione delle esigenze degli utilizzatori e alla formulazione di eventuali richieste di servizio e/o proposte di miglioramento. Il comitato ha avviato i propri lavori il 20 marzo 2013.

Fanno parte del CRU i seguenti enti: 

• Provincia di Macerata 
• Comune di Ancona 
• Comune di Castelfidardo 
• Comune di San Benedetto
• Comune di Ascoli Piceno 
• Comunità montana Alto e Medio Metauro 
• Ersu di Camerino 
• Rappresentante ANCI

I sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente predisposti per il versamento al sistema di conservazione Marche DigiP sono:

Paleo da v. 4.7.2 - Regione Marche

Iride - Maggioli Informatica

It@lProt - italsoft

SmartPaper - ADS automated data system S.p.A.

CITYWARE by PAL

@Retain - Antica Bottega Digitale

Gli enti che adottano queste soluzioni software possono avviare in tempi brevi le attività di conservazione.

Gli enti che vogliono verificare le modalità di integrazione dei loro sistemi con il sistema di conservazione, possono contattarci al seguente indirizzo e-mail polo.marchedigip@regione.marche.it

Certificazioni ISO

In linea con quanto indicato dal Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, Regione Marche – Polo Marche DigiP possiede i requisiti di qualità e sicurezza ai fini dello svolgimento del servizio di conservazione dei documenti informatici, conseguiti attraverso l’ottenimento di una serie di certificazioni ISO.

Il possesso dei predetti requisiti è condizione per l’iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione di cui all’art. 3 del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici.

Certificazione ISO 20000

Regione Marche ha conseguito la certificazione ISO 20000 con l’obiettivo di migliorare l’erogazione/fruizione dei servizi IT, aumentandone la qualità e riducendone i costi. Il servizio di conservazione DigiP, erogato in modalità SaaS (Software as a Service), rientra nel perimetro di erogazione della ISO 20000 di Regione Marche.

Certificazione ISO 27001

Regione Marche – Polo Marche DigiP ha implementato un Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni (SGSI) secondo la norma ISO/IEC 27001, anche con riferimento all’ambito di erogazione del servizio di conservazione in cloud.

Un SGSI permette di individuare le misure tecnologiche e organizzative che consentono di proteggere il patrimonio informativo. La certificazione ha consentito di sviluppare policy aziendali e procedure per la prevenzione e risoluzione del rischio e, di conseguenza, di applicare il controllo della sicurezza richiesto dalle normative.

Certificazioni ISO 27017 e ISO 27018

Successivamente Regione Marche – Polo Marche DigiP, ha esteso la certifcazione del proprio Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni (SGSI), alle seguenti certificazioni: ISO 27017:2015 e ISO 27018:2019.

Lo standard ISO 27017:2015 definisce i controlli avanzati sia per i fornitori di servizi cloud che per i clienti degli stessi servizi. La norma chiarisce ruoli e responsabilità dei diversi attori con l’obiettivo di garantire che i dati conservati in cloud siano sicuri e protetti come se fossero in un sistema di gestione delle informazioni certificato.

Lo standard ISO 27018:2019 è un codice di condotta per la sicurezza delle informazioni per i fornitori di servizi cloud che elaborano le informazioni di identificazione personale per i propri clienti. L’obiettivo è di garantire e dimostrare che i dati degli utenti sono sicuri e non vengono utilizzati per scopi diversi da quelli per i quali è stato rilasciato il consenso.

Gli enti convenzionati al servizio di conservazione potranno trovare tutte le informazioni organizzative e di contatto nel documento riportato in tabella.