Agenda Digitale

Contatti

PF Informatica e Crescita Digitale

Dirigente Dott.ssa Serenella Carota

email: segreteria.sisinf@regione.marche.it
PEC: regione.marche.informatica@emarche.it
Segreteria: 071.8063915 - 071.8063576

Funzionario di riferimento:
Dott.ssa Cinzia Amici
cinzia.amici@regione.marche.it

Per assistenza ed informazioni:
Tel: 071.8063053
Email: polo.marchedigip@regione.marche.it

Polo di conservazione regionale

Con Delibera di Giunta n. 167 del 01/02/2010 la Regione Marche ha deliberato la costituzione del Polo regionale di conservazione digitale denominato Marche DigiP, inteso come struttura che fornisce una soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica ed archivistica per la gestione e conservazione di archivi digitali dell'Amministrazione regionale e degli enti locali del proprio territorio. Il Polo, in qualità di conservatore accreditato, è progettato per gestire gli archivi digitali delle citate amministrazioni nonché, in prospettiva, gli archivi digitali di soggetti privati e di altri soggetti pubblici come le aziende sanitarie.

Il Polo Marche DigiP si avvale inoltre di un Comitato Scientifico formato da soggetti altamente qualificati che ha lo scopo di indirizzare e supervisionare le attività del Polo, in particolare:

  • definisce gli indicatori e gli strumenti per assicurare la qualità dei servizi erogati;
  • approva la documentazione elaborata dall'Unità di Progettazione, il piano di audit e monitoraggio;
  • assicura il monitoraggio dell'evoluzione tecnologica, normativa e degli standard, fornendo all'Unità di Porgettazione il know how per l'aggiornamento del modello conservativo e tecnologico.

Per il progetto del Polo regionale di conservazione, nell’ambito del POR FESR della Regione Marche 2007/2013 (Intervento 2.1.2.11.02), sono stati stanziati € 2.100.000,00. Per consolidare quanto realizzato e al fine di supportare l'integrazione dei sistemi della PA locale per l'adesione al servizio di conservazione digitale, la Regione Marche ha adottato, in attuazione all'Asse 2 "Migliorare l'accesso alle tecnologie dell'informazione" del POR MARCHE FESR 2014-2020, un Bando per la concessione di contributi in favore di Comuni della Regione Marche, approvato con DDPF n. 68 del 12/09/2016.

Con l'approvazione dello schema di convenzione triennale, deliberato con DGR n. 286 del 27/03/2017, la Regione Marche ha deciso di continuare ad erogare gratuitamente i servizi del Polo Marche DigiP per l'anno 2017, mentre per l'anno 2018 e seguenti si prevede la compartecipazione degli enti alla copertura dei costi a titolo di rimborso spese per la gestione operativa, i servizi di presidio ed assistenza agli enti produttori e i servizi di manutenzione correttiva, migliorativa ed adeguativa del software. Pertanto gli enti produttori rimborseranno l'importo stabilito all'art. 7 della convenzione calcolato sulla base dei costi di cui all'allegato A2 alla DGR n. 286 del 27/03/2017.

Il versamento deve essere effettuato su:

Banca d'Italia Sezione di Tesoreria provinciale di Ancona

IBAN: IT 82 D 01000 03245 330300031118

Si allega l'elenco degli enti aderenti che hanno sottoscritto la convenzione (o in fase di sottoscrizione) e che sono stati avviati al servizio di conservazione degli archivi digitali.

Scarica elenco (aggiornato al 15/05/2018)

 

News dal polo di conservazione

 

 


Assistenza telefonica e online


    Per ricevere assistenza contatta il servizio di Help Desk al numero 071.8063053

 

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La procedura per avviare l'attività di conservazione è la seguente:

 

  1. Iscriversi alla Community Marche DigiP compilando il Modulo Referente nel quale devono essere indicati: il soggetto che dovrà rapportarsi con il Polo di conservazione Marche Digip; il nominativo del Responsabile della conservazione dell'ente ai sensi del D.P.C.M. 03 Dicembre 2013; la soluzione software utilizzata per il protocollo. Il Modulo così compilato deve essere inviato a polo.marchedigip@regione.marche.it È sempre possibile aderire alla Community Marche DigiP, che intende essere un punto di riferimento e di incontro per coloro che seguono queste tematiche nei vari enti, costituendo uno strumento di contatto e di veicolazione delle informazioni tra il Polo Marche DigiP e gli enti interessati. L'iscrizione alla Community non è vincolante ma è richiesta in caso di adesione al DigiP.

  2. Approvare lo Schema di Convenzione, ratificato dalla Giunta della Regione Marche con D.G.R. n. 265 del 10/03/2014 e modificato con D.G.R. n. 286 del 27/03/2017, che prevede una durata triennale della convenzione, con decorrenza a partire dal 01/01/2017 fino al 31/12/2019 e la compartecipazione degli enti alla copertura dei costi a titolo di rimborso spese per la gestione operativa, i servizi di presidio ed assistenza agli enti produttori e i servizi di manutenzione correttiva, migliorativa ed adeguativa del software. Lo Schema di Convenzione deve essere approvato con atto formale dell'ente e inviato al seguente indirizzo email: polo.marchedigip@regione.marche.it

  3. Predisporre, con il supporto di Marche DigiP, il Disciplinare Tecnico e la Scheda tecnica di connettività (Allegato A), dove sono definiti gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione. In particolare vengono individuati i referenti, le tipologie di documenti, i metadati, i formati e i sistemi da interfacciare con Marche DigiP per la trasmissione dei documenti.

  4. Marche DigiP predispone il testo definitivo della Convenzione e del Disciplinare Tecnico e prende contatti con l’amministrazione per la sottoscrizione con firma digitale.

  5. Marche DigiP procede a sua volta alla firma della Convenzione* e del Disciplinare Tecnico, alla sua repertoriazione e alla trasmissione all’amministrazione

  6. Con la sottoscrizione della Convenzione e del Disciplinare Tecnico, possono avviarsi le procedure tecniche preliminari (fase di test) per l’avvio dei servizi di conservazione.

  7. Nella fase di test vengono effettuati versamenti di prova, con il duplice scopo di testare l’interconnessione tra i sistemi e di verificare documenti e metadati versati in conservazione. I test di pre-produzione ed avvio dovranno essere concordati dal referente del singolo ente (referente individuato mediante adesione alla Community) e Marche DigiP, inviando una comunicazione mail a polo.marchedigip@regione.marche.it, e con il supporto dei soggetti che gestiscono i sistemi informativi versanti.

  8. La consultazione dei documenti versati avviene a seguito dell'accesso a DigiP tramite il framework di autenticazione Cohesion e il processo di autenticazione forte. A tal fine è indispensabile indicare nel Modulo Consultazione i nominativi dei soggetti autorizzati alla consultazione, il loro codice fiscale, il ruolo e l'email. Il modulo deve essere inviato tramite PEC al seguente indirizzo: regione.marche.informatica@emarche.it

  9. Con l’esito positivo dei test i servizi di conservazione possono essere avviati. La data di effettivo avvio viene concordata tra Marche DigiP e l’amministrazione.

(*) La firma della Convenzione avverrà solo a seguito di verifica che, a livello tecnico, i sistemi documentali dell'amministrazione siano interfacciati mediante appositi web service con il sistema di conservazione Marche DigiP, sulla base delle Specifiche tecniche dei servizi di versamento (vedi elenco dei sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente accreditati per il versamento)

Nel caso in cui i fornitori dei sistemi di gestione documentale ritengano necessari opportuni interventi di integrazione e interfacciamento, questa attività rimane in capo all’ente ma rispetto alla quale Marche DigiP può offrire tutto il supporto necessario.

 

Il Comitato Regionale Utilizzatori (CRU) è un comitato inter-ente formato dalla Regione Marche e da altri enti del territorio rappresentativi delle diverse tipologie di soggetti che interagiscono con il Polo Marche DigiP. Il comitato è stato costituito con Delibera di Giunta Regionale n. 167 del 01/02/2010 (allegato 2). Il CRU collabora alla valutazione dei livelli qualitativi dei servizi offerti (customer satisfaction), all’identificazione delle esigenze degli utilizzatori e alla formulazione di eventuali richieste di servizio e/o proposte di miglioramento. Il comitato ha avviato i propri lavori il 20 marzo 2013.

Fanno parte del CRU i seguenti enti: 

  • Provincia di Macerata 
  • Comune di Ancona 
  • Comune di Castelfidardo 
  • Comune di San Benedetto
  • Comune di Ascoli Piceno 
  • Comunità montana Alto e Medio Metauro 
  • Ersu di Camerino 
  • Rappresentante ANCI
Nome File Dimensione Tipo file Download
Manuale di conservazione 2,53 MB .pdf Download
Specifiche tecniche Servizio Versamento v 1.3 Kb 1386 .docx Download
Disciplinare tecnico v 2.0 Kb 322 .doc Download
Regole Tecniche Sistema di Conservazione DPCM 3 Dicembre 2013- Kb 2377 .pdf Download
Studio fattibilità conservazione documenti Suap Kb 405 .pdf Download
Manuale di utilizzo DigiP v1.3.11 2,32 MB .pdf Download
Manuale utente – Versamenti WEB-REST v1.3.11 1 MB .pdf Download
Manuale Interfacce DigiP v1.3.11 2,10 MB .pdf Download
Manuale processo versamenti DigiP v1.3.11 Kb 556 .pdf Download
Modulo Consultazione Kb 39 .doc Download
Scheda tecnica connettività (Allegato A) Kb 18 .docx Download
Schema Convenzione DigiP 2017-2019 Kb 459 .pdf Download
Schema Modulo Referente Polo DigiP v 1.2 Kb 34 .doc Download
Schema Rimborso spese Kb 291 .pdf Download

I sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente predisposti per il versamento al sistema di conservazione Marche DigiP sono:

Paleo da v. 4.7.2 - Regione Marche
Paleo Logo
Iride - Maggioli Informatica
iride
It@lProt - italsoft
ItalSoft
SmartPaper - ADS automated data system S.p.A.
Smart Paper
CITYWARE by PAL
CityWare

Gli enti che adottano queste soluzioni software possono avviare in tempi brevi le attività di conservazione.

Gli enti che vogliono verificare le modalità di integrazione dei loro sistemi con il sistema di conservazione, possono contattarci al seguente indirizzo e-mail polo.marchedigip@regione.marche.it