Agenda Digitale

Contatti

PF Informatica e Crescita Digitale

Dirigente Dott.ssa Serenella Carota

email: segreteria.sisinf@regione.marche.it
PEC: regione.marche.informatica@emarche.it
Segreteria: 071 8063915 - 071 8063576

Funzionario di riferimento:
Dott.ssa Cinzia Amici
cinzia.amici@regione.marche.it

Per assistenza ed informazioni:
Tel: 071-8063053
Email: polo.marchedigip@regione.marche.it

Polo di conservazione regionale

Con Delibera di Giunta n. 167 del 01/02/2010 la Regione Marche ha deliberato la costituzione del Polo regionale di conservazione digitale denominato Marche DigiP, inteso come struttura che fornisca una soluzione tecnologica, organizzativa, giuridica ed archivistica per la gestione e conservazione di archivi digitali della Amministrazione regionale e degli enti locali del proprio territorio. Il Polo è progettato per gestire gli archivi digitali delle citate amministrazioni, nonché, in prospettiva, gli archivi digitali di soggetti privati e di altri soggetti pubblici come le aziende sanitarie.

 

Il Polo Marche DigiP garantisce in particolare il raggiungimento dei seguenti fini: 

  • conservazione a lungo termine degli archivi digitali e di altri oggetti digitali della Regione, degli enti regionali e di altri soggetti produttori pubblici e privati
  • archiviazione sostitutiva nel rispetto della normativa vigente 
  • fruibilità dei contenuti digitali conservati da parte dei soggetti aventi diritto

 

Per il progetto del Polo di Conservazione, nell’ambito del POR FESR della Regoione Marche 2007/2013 (Intervento 2.1.2.11.02) sono stati stanziati 2.100.00 euro.

 

News dal polo di conservazione

 

 


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La Regione Marche con DDPF n. 213 del 30/11/2010 ha indetto una procedura aperta per l’acquisizione di beni e servizi per la creazione e gestione del Polo Regionale di conservazione degli archivi digitali, aggiudicata con DDPF n. 119 del 22/08/2012 ed avviata il 18/09/2013. L'iniziativa è finanziata con i fondi POR-FESR 2007-2013.

L’impostazione concettuale e funzionale del Polo Marche Digip è definita dalla Regione, con il supporto scientifico dell’Università di Macerata in qualità di soggetto scientifico considerato caso di eccellenza sul territorio nazionale.

Al fine di avviare i servizi del Polo di Conservazione in tempi ridotti, la Regione Marche ha deciso di riusare per le finalità di “conservazione a norma” il sistema Parer della Regione Emilia Romagna che costituisce una delle esperienze più avanzate, per quanto attiene le P.A., in ambito nazionale.

La tematica della conservazione non può essere limitata ad un mero adempimento da risolvere ex post in modo svincolato dai processi di produzione e gestione dei documenti e dalla impostazione e concepimento dell’archivio corrente dell’ente. Per questo motivo occorre che in ogni ente ci sia la capacità di comprendere la tematica degli archivi digitali ed in generale della gestione dei procedimenti digitali in un’ottica complessiva anche in relazione ai servizi ed al contesto regionale.


La procedura per aderire al servizio di conservazione è la seguente

 

  1. Iscriversi alla Community Marche DigiP compilando il Modulo Referente nel quale devono essere indicati: il soggetto che dovrà rapportarsi con il Polo di conservazione Marche Digip; il nominativo del Responsabile della conservazione dell'ente ai sensi del D.P.C.M. 03 Dicembre 2013; la soluzione software utilizzata per il protocollo. Il Modulo così compilato deve essere inviato a polo.marchedigip@regione.marche.it È sempre possibile aderire alla Community Marche DigiP, che intende essere un punto di riferimento e di incontro per coloro che seguono queste tematiche nei vari enti, costituendo uno strumento di contatto e di veicolazione delle informazioni tra il Polo Marche DigiP e gli enti interessati. L'iscrizione alla Community non è vincolante ma è richiesta in caso di adesione al DigiP.

  2. Approvare lo Schema di Convenzione, ratificato dalla Giunta della Regione Marche con D.G.R. n. 265 del 10/03/2014 e modificato con D.G.R. n. 286 del 27/03/2017, che prevede una durata triennale della convenzione, con decorrenza a partire dal 01/01/2017 fino al 31/12/2019 e la compartecipazione degli enti alla copertura dei costi a titolo di rimborso spese per la gestione operativa, i servizi di presidio ed assistenza agli enti produttori e i servizi di manutenzione correttiva, migliorativa ed adeguativa del software. Lo Schema di Convenzione deve essere approvato con atto formale dell'ente e inviato al seguente indirizzo email: polo.marchedigip@regione.marche.it

  3. Predisporre, con il supporto di Marche DigiP, il Disciplinare Tecnico e la Scheda tecnica di connettività (Allegato A), dove sono definiti gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione. In particolare vengono individuati i referenti, le tipologie di documenti, i metadati, i formati e i sistemi da interfacciare con Marche DigiP per la trasmissione dei documenti.

  4. Marche DigiP predispone il testo definitivo della Convenzione e del Disciplinare Tecnico e prende contatti con l’amministrazione per la sottoscrizione con firma digitale.

  5. Marche DigiP procede a sua volta alla firma della Convenzione* e del Disciplinare Tecnico, alla sua repertoriazione e alla trasmissione all’amministrazione

  6. Con la sottoscrizione della Convenzione e del Disciplinare Tecnico, possono avviarsi le procedure tecniche preliminari (fase di test) per l’avvio dei servizi di conservazione.

  7. Nella fase di test vengono effettuati versamenti di prova, con il duplice scopo di testare l’interconnessione tra i sistemi e di verificare documenti e metadati versati in conservazione. I test di pre-produzione ed avvio dovranno essere concordati dal referente del singolo ente (referente individuato mediante adesione alla Community) e Marche DigiP, inviando una comunicazione mail a polo.marchedigip@regione.marche.it, e con il supporto dei soggetti che gestiscono i sistemi informativi versanti.

  8. La consultazione dei documenti versati avviene a seguito dell'accesso a DigiP tramite il framework di autenticazione Cohesion e il processo di autenticazione forte. A tal fine è indispensabile indicare nel Modulo Consultazione i nominativi dei soggetti autorizzati alla consultazione, il loro codice fiscale, il ruolo e l'email. Il modulo deve essere inviato tramite PEC al seguente indirizzo: regione.marche.informatica@emarche.it

  9. Con l’esito positivo dei test i servizi di conservazione possono essere avviati. La data di effettivo avvio viene concordata tra Marche DigiP e l’amministrazione.

(*) La firma della Convenzione avverrà solo a seguito di verifica che, a livello tecnico, i sistemi documentali dell'amministrazione siano interfacciati mediante appositi web service con il sistema di conservazione Marche DigiP, sulla base delle Specifiche tecniche dei servizi di versamento (vedi elenco dei sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente accreditati per il versamento)

Nel caso in cui i fornitori dei sistemi di gestione documentale ritengano necessari opportuni interventi di integrazione e interfacciamento, questa attività rimane in capo all’ente ma rispetto alla quale Marche DigiP può offrire tutto il supporto necessario.

 

E’ un comitato inter-ente formato dalla Regione Marche e da altri enti del territorio rappresentativi delle diverse tipologie di soggetti che interagiscono con il Polo Marche DigiP. Il comitato è stato costituito con Delibera di Giunta Regionale n. 167 del 01/02/2010 (allegato 2) Il CRU collabora alla valutazione dei livelli qualitativi dei servizi offerti (customer satisfaction), all’identificazione delle esigenze degli utilizzatori e alla formulazione di eventuali richieste di servizio e/o proposte di miglioramento. Il comitato ha avviato i propri lavori il 20 marzo 2013.

Fanno parte del CRU i seguenti enti: 

  • Provincia di Macerata 
  • Comune di Ancona 
  • Comune di Castelfidardo 
  • Comune di San Benedetto
  • Comune di Ascoli Piceno 
  • Comunità montana Alto e Medio Metauro 
  • Ersu di Camerino 
  • Rappresentante ANCI

I sistemi di protocollo e gestione documentale attualmente predisposti per il versamento al sistema di conservazione Marche DigiP sono:

Paleo da v. 4.7.2 - Regione Marche
Paleo Logo
Iride - Maggioli Informatica
iride
It@lProt - italsoft
ItalSoft
SmartPaper - ADS automated data system S.p.A.
Smart Paper
CITYWARE by PAL
CityWare

Gli enti che adottano queste soluzioni software possono avviare in tempi brevi le attività di conservazione.

Gli enti che vogliono verificare le modalità di integrazione dei loro sistemi con il sistema di conservazione possono contattarci al seguente indirizzo e-mail polo.marchedigip@regione.marche.it

Nome File Dimensione Tipo file Download
Manuale di conservazione 2,53 MB .pdf Download
Specifiche tecniche Servizio Versamento v 1.3 Kb 1386 .docx Download
Disciplinare tecnico v 2.0 Kb 322 .doc Download
Regole Tecniche Sistema di Conservazione DPCM 3 Dicembre 2013- Kb 2377 .pdf Download
Studio fattibilità conservazione documenti Suap Kb 405 .pdf Download
Manuale di utilizzo DigiP v1.3.11 2,32 MB .pdf Download
Manuale utente – Versamenti WEB-REST v1.3.11 1 MB .pdf Download
Manuale Interfacce DigiP v1.3.11 2,10 MB .pdf Download
Manuale processo versamenti DigiP v1.3.11 Kb 556 .pdf Download
Modulo Consultazione Kb 39 .doc Download
Scheda tecnica connettività (Allegato A) Kb 18 .docx Download
Schema Convenzione DigiP 2017-2019 Kb 459 .pdf Download
Schema Modulo Referente Polo DigiP v 1.2 Kb 34 .doc Download
Schema Rimborso spese Kb 291 .pdf Download
Nome File Dimensione Tipo file Download
invito_Polo_18.docx  Kb 29 .docx Download
macerata_april_pallottini PDF Kb 246 .pdf Download
PoloMarcheDigiP _Macerata_2013_Carota PDF.pdf Kb 706 .pdf Download
Presentazione CCRS POLO 180413 Maggiulli.pdf Kb 2147 .pdf Download
programma_incontro_enti_20160218.pdf Kb 170 .pdf Download
relazione_pigliapoco_20130418_pubb.pdf  Kb 389 .pdf Download