L’eliminazione di documenti appartenenti ad archivi pubblici o privati, per i quali sia stata effettuata la dichiarazione di interesse culturale, è soggetta a preventiva e vincolante autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica, come previsto dall’articolo 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio. Per i documenti informatici, in particolare quando il servizio di conservazione è affidato a un soggetto esterno, il titolare dell’oggetto di conservazione, una volta ricevuta l’autorizzazione – che può riguardare solo una parte dell’elenco proposto – trasmette tale elenco al conservatore, affinché proceda alla distruzione dei pacchetti di archiviazione. L’operazione di scarto deve essere tracciata nel sistema mediante la registrazione delle informazioni essenziali, inclusi gli estremi della richiesta di nulla osta e del provvedimento autorizzativo. Al termine della distruzione, il titolare comunica l’esito della procedura agli organi preposti alla tutela e, in caso di documenti riservati, anche al Ministero dell’Interno; lo scarto è considerato completo ed efficace solo quando tutte le copie di sicurezza dei pacchetti eliminati risultano aggiornate. I documenti sottoposti a scarto devono essere distrutti anche in tutti gli altri sistemi gestiti dal titolare dell’oggetto di conservazione.
La selezione e lo scarto devono essere contestualizzati nell’archivio corrente del soggetto produttore, dove i documenti si formano e vengono gestiti all’interno di aggregazioni documentali informatiche. In questo contesto, è fondamentale adottare un piano di conservazione coerente con la natura del soggetto produttore, che preveda la valorizzazione dei metadati relativi al tempo di conservazione dei documenti. La selezione finalizzata alla conservazione a lungo termine viene programmata già nella fase di formazione del documento, mentre lo scarto deve essere eseguito sia nel sistema di gestione documentale sia nel sistema di conservazione, garantendo così la corretta gestione dell’intero ciclo di vita del documento digitale.
| Voce | Descrizione |
|---|---|
| SIP | Submission Information Package: pacchetto di versamento |
| AIP | Archival Information Package: pacchetto di archiviazione |
| AIC | Archival Information Collection: aggregazione archivistica |
| DIP | Dissemination Information Package |
| UD | Unità documentaria |
| UA | Unità archivistica |
| IP | Information Package |
L'eliminazione di documenti di archivi pubblici o privati dichiarati di interesse culturale è soggetta alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica, come stabilito dal Codice dei beni culturali.
Le Linee guida AgID precisano che, in caso di affidamento esterno del servizio, una volta ricevuta l’autorizzazione, il Titolare deve trasmettere l’elenco approvato al conservatore affinché proceda alla distruzione dei pacchetti. L’operazione è tracciata mediante produzione di un verbale firmato digitalmente.
La gestione dello scarto deve essere coerente tra sistema documentale e sistema di conservazione.
Nel sistema DigiP il processo è articolato nelle seguenti fasi.
Il soggetto produttore genera un file CSV con:
Dopo il caricamento DigiP mostra, in tabella, tutti gli elementi riconducibili alle UD:
Il soggetto produttore scarica l'elenco generato dal sistema e lo trasmette alla Soprintendenza archivistica per ottenere l'autorizzazione. Prima del download, può rimuovere eventuali elementi non da scartare.
Una volta ottenuta l’autorizzazione, l’utente carica in DigiP:
DigiP produce un verbale XML, firmato tramite HSM, che viene automaticamente conservato con i documenti allegati.
Il Polo di conservazione invia il verbale al produttore, che a sua volta lo trasmette alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni.
Versamento di un fascicolo con UD già scartata
L’UD risulterà nello stato “SCARTATA”, mentre il fascicolo sarà conservato.
Scarto di una UD presente in più fascicoli
Il sistema mostra fascicolo principale e secondario. L’utente può rimuovere l’UD dallo scarto se necessario.
La procedura identifica solo i fascicoli chiusi. Il processo è simile a quello delle UD.
Scarto completo di un fascicolo
Vengono eliminati fascicolo e contenuti. Nessun elemento resterà a sistema.
Scarto parziale di un fascicolo
Il fascicolo resta visibile, ma gli elementi scartati saranno nello stato “SCARTATO”.
Fascicolo principale + secondario
Nota: alcune funzionalità avanzate sono in corso di sviluppo.