La procedura di versamento dei fascicoli nel sistema di conservazione DigiP, descrive il processo mediante il quale i fascicoli informatici prodotti e gestiti nell’ambito dell’attività documentale, vengono trasferiti al sistema di conservazione per garantirne nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, in conformità alle linee guida AgID. Il versamento si effettua secondo criteri definiti nel manuale di conservazione e nel piano di conservazione, adottati formalmente dal Titolare dell’oggetto della conservazione, attraverso la generazione di uno specifico pacchetto di versamento che include i fascicoli con i metadati obbligatori, le relazioni che identificano i documenti costituenti e ogni altra informazione richiesta per la conservazione a norma. Il responsabile della gestione documentale coordina l’acquisizione, verifica la predisposizione dei fascicoli da trasferire, mentre il sistema di conservazione, logicamente distinto da quello di gestione documentale, prende in carico i pacchetti di versamento verificandone la conformità alle specifiche tecniche e formali, procedendo all’accettazione nel proprio ambiente di conservazione.
Il versamento dei fascicoli deve avvenire almeno una volta all’anno, includendo sia fascicoli conclusi che, se necessario per esigenze di tutela, fascicoli relativi a procedimenti non ancora conclusi, preservando l’organizzazione e la struttura originaria dei fascicoli così come definiti nel sistema di gestione e nel piano di fascicolazione del Titolare dell’oggetto della conservazione.
| Voce | Descrizione |
|---|---|
| SIP | Submission Information Package: pacchetto di versamento |
| AIP | Archival Information Package: pacchetto di archiviazione |
| AIC | Archival Information Collection: aggregazione archivistica |
| DIP | Dissemination Information Package |
La funzionalità consente agli enti di versare in conservazione i fascicoli informatici, insieme ai loro eventuali sotto-fascicoli, tramite un SIP (Submission Information Package) composto unicamente da metadati. Il sistema DigiP li gestisce come AIC – Archival Information Collection, secondo il modello OAIS.
Questa modalità permette di:
Il fascicolo viene rappresentato da un indice SIP in formato XML che deve contenere:
Se l’indice non rispetta lo schema XSD, il versamento non viene preso in carico
Il versamento e la modifica dei fascicoli avvengono tramite due Web Service dedicati. La request contiene:
Controlli automatici effettuati dal sistema:
Se tutto è corretto, viene generata la Ricevuta di Carico (RdC).
È possibile aggiornare fascicoli:
Ogni versamento deve inviare sempre l’intero indice completo, non solo le modifiche. Il sistema usa la DataCreazioneIndiceSIP per stabilire quale versamento è il più aggiornato.
La piattaforma DigiP offre un’apposita sezione per vedere tutti i fascicoli versati. L’elenco mostra i fascicoli ordinati per:
Aprendo il dettaglio è possibile consultare:
| Id | Data Acquisizione | Tipo | Data creazione indice | Azioni |
|---|---|---|---|---|
| b10b2cbe-8efb-4288-b0b1-59e473c4c558 | 2024-04-04 15:31:27.5 | M | 2024-04-04 15:15:36.188 | |
| dea1a4f7-c2f5-4725-b34d-6f85656d2892 | 2024-04-04 15:24:07.7 | P | 2024-04-04 15:07:36.188 |
| Id | Chiave AIP | Data acquisizione | Sotto-fascicolo | Tipo | Stato | Azioni |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2a13842b-26b9-4068-8f80-200e67e80d6a | 240_01-2024-TEST | 2024-04-04 15:15:23 | - | AIU | ARCHIVIATO | |
| - | 240_0002-2024-TEST | - | - | AIU | NON PRESENTE |
Possibili stati dei documenti:
È possibile esportare in Excel un file .xlsx che contiene tutti gli AIP del fascicolo, indipendentemente da eventuali filtri applicati a schermo.
Per implementare la funzionalità di versamento dei fascicoli, si deve fare riferimento alle Specifiche tecniche del servizio di versamento disponibili al seguente link: